La fase di rendicontazione è spesso vissuta come una formalità, un atto conclusivo da “chiudere” per rispettare una scadenza. Ma nel contesto del PNRR, questa visione è non solo sbagliata, ma potenzialmente rischiosa.
Chi lavora a supporto delle amministrazioni pubbliche lo sa bene: la qualità della rendicontazione è determinante, tanto quanto quella della progettazione e dell’attuazione. Un errore in questa fase può compromettere il finanziamento, rallentare i flussi economici e innescare conseguenze sanzionatorie a carico dell’ente.
Nel mio lavoro ho potuto osservare in prima linea gli errori più comuni che gli enti commettono e, soprattutto, ho lavorato per prevenire questi rischi attraverso metodo, attenzione normativa e visione strategica.
1. Considerare la rendicontazione un adempimento “finale”
Uno degli errori più diffusi è avviare la rendicontazione solo a progetto concluso, come se fosse una fase separata. In realtà, rendicontare è parte del progetto, e deve essere integrata sin dall’inizio nel ciclo operativo.
In molti enti, ci si accorge troppo tardi che mancano documenti giustificativi, registrazioni contabili, atti amministrativi coerenti. Questo porta a ritardi, revisioni forzate e affanno nella gestione delle scadenze.
📌 Soluzione: impostare fin dall’inizio un sistema di raccolta documentale strutturato, parallelamente all’attuazione. Ogni attività deve produrre “evidenze” rendicontabili in tempo reale, e ogni milestone va accompagnata da un mini-fascicolo documentale specifico.
2. Sottovalutare la complessità delle piattaforme e dei formati richiesti
Il PNRR è gestito attraverso una molteplicità di strumenti digitali centrali: ReGiS, BDAP, Capacity Italy, Piattaforma Investimenti, etc. Ogni piattaforma ha regole precise, formati accettati, metadati obbligatori. Inviare un file fuori standard, o caricarlo nella sezione sbagliata, può bloccare il flusso di approvazione.
Gli enti più piccoli, spesso, non hanno personale formato su queste piattaforme, né risorse per dedicare tempo all’aggiornamento tecnico.
📌 Soluzione: creare procedure standard interne per ogni piattaforma utilizzata, con istruzioni semplici, modelli precompilati e una regia tecnica, anche esterna, che monitori costantemente la correttezza formale e tecnica dei dati caricati.
3. Disallineamento tra atti amministrativi, spese sostenute e cronoprogrammi
È frequente trovare incongruenze tra i contenuti della rendicontazione e gli atti ufficiali: una spesa rendicontata non compare nelle determine, un CUP è errato, le date non coincidono con il cronoprogramma approvato.
Queste incoerenze generano richieste di integrazione e aumentano il rischio di bocciatura nei controlli successivi.
📌 Soluzione: adottare una “matrice di coerenza” tra atti, spese, e scadenze PNRR. Anche un semplice foglio Excel, aggiornato costantemente, può diventare uno strumento efficace per garantire il raccordo tra la progettazione, l’esecuzione e la documentazione prodotta.
4. Trascurare la qualità formale e digitale dei documenti caricati
Spesso vengono caricati allegati scansionati, documenti senza firma digitale, file con errori di formato o versioni provvisorie. In un ecosistema ad alta tracciabilità come quello del PNRR, la forma è sostanza: ogni documento deve avere valore giuridico, validità temporale e integrità tecnica.
📌 Soluzione: predisporre una struttura digitale certificabile per la gestione dei documenti. Tutti i file devono essere:
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generati in formato nativo digitale (PDF/A, firmati digitalmente),
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salvati con una nomenclatura coerente e versionati,
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validati internamente prima del caricamento.
Questo approccio riduce il rischio di errore, aumenta la trasparenza e garantisce la tenuta in caso di verifica.
5. Ignorare i controlli e il rischio concreto di revoca
Il grande rimosso della rendicontazione è il rischio ex post: molti credono che, una volta caricata la documentazione, il progetto sia “chiuso”. In realtà, i controlli possono arrivare mesi o anni dopo, anche a campione, e possono riguardare ogni fase del progetto: appalti, atti, spese, raggiungimento effettivo dei target.
Un’anomalia formale o una carenza documentale può comportare:
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la revoca del finanziamento,
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la richiesta di restituzione delle somme erogate,
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l’attivazione di responsabilità amministrative o erariali.
📌 Soluzione: trattare ogni progetto PNRR come un sistema documentale vivente, da conservare anche dopo la sua conclusione. Serve:
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una struttura digitale organizzata, accessibile e monitorabile nel tempo,
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un responsabile documentale interno o esterno,
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una politica chiara di conservazione, verifica e aggiornamento dei fascicoli progettuali.
Rendicontare non è solo “giustificare” le spese. È dare conto, nel senso pieno e pubblico del termine, dell’uso delle risorse straordinarie affidate alla PA. Significa rispettare il principio di trasparenza, garantire l’efficienza, proteggere l’ente da rischi futuri.
E per farlo servono competenze trasversali, aggiornamento continuo, strumenti chiari e – soprattutto – l’attenzione che si riserva alle fasi più critiche e delicate.
Rendicontare bene, oggi, è una forma moderna di cura della cosa pubblica.
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